عملية التماس عقد / توريد

هل تستطيع ان تشرح عملية الالتماس لـ عقد / توريد؟

عملية الالتماس

 اول خطوه فى عملية الالتماس هى ان تجمع كل المعلومات (شرح العمل المراد انجازه لمناقصه، عرض أو عطاء مقدم) متضمنا فقرات للمواضيع الحرجه, الشروط الماليه المقدمه و معيار التقييم و هذا يظهر فى مستند كامل (طلب لـ عرض، طلب لـ عطاء أو طلب لـ مناقصه)

مراجعه قانونيه

اذا كانت ملائمه أو مطلوبه يتم عمل مراجعه قاونيه لاخر مستند التماس، بعد مراجعة المستند و اصبح مقنعا و مقبولا من الناحيه القانونيه، التوريديه و اقسام ادارة المشروع قم باصدار "طلب لـ مناقصه" (عرض أو عطاء) و للتسجيل تأكد ان قائمة التوزيع لكل المشاركين قد تم تجميعها متضمنه اسمائهم و عناوينهم

طلب للعلم

بعض الموردين قد يطلبوا معلومات اضافيه, قم بتجميع استفسارات المعلومات الملائمه و تأكد انها قد تم توزيعها لكل من هم فى قائمة التوزيع الاساسيه هذا سوف يؤكد ان كل الموردين متساويين فى الحصول على المعلومات. هذا يظهر فى مستند ايضاحى وهو جزء من أشكال الالتماس الرسمى.

اجتماع مقدمى العطاءات

فى المشروعات الاكبر، أو لاجل عقود أكبر قم بعمل اجتماع بمقدمى العطاءات و ذلك قبل الترسيه، وثق الاستفسارات أو الاجابات التى تتطلب بحث بعد الاجتماع وقم بتوزيعها على مقدمى العطاءات المهمين، هذا أيضا سيكون جزء من الالتماس.

استلام المظاريف

عند استلام المظاريف قم بتأريخها وختمها هذا مهم فى حالة حدوث أى جدال و تحقق من صحة محتويات كل محتوى مظروف. فى بيئات معينه و خصوصا العقود الكبيره حيث المنافسه تعتمد على السعر يتم عمل فتح المظاريف فى صوره رسميه و مبيئه مفتوحه للعامه فى وقت ومكان محددين ويتم دعوة الملاحظين للحضور للتأكد من الشفافيه و الخطوات الاخلاقيه.

تحليل

لحظة ان يتم فتح المظاريف نمى تحليل مقارن مع الاخذ فى الاعتبار استخدام طرقة الخطوات المنشوره وقم بعمل توصيات بناءا على التحليل وذلك يظهر فى صورة تحليل عطاء  و مستند توصيات مورد.