كيف اجعل اجتماعات المشروع اكثر فاعليه؟

اجتماع جيد يمكن ان: يوفر تبادل معلومات سريغ و كاف, يحسن الدافع, يسمح بالتنسيق و يحل الاشياء الصغيره بسرعه

اجتماع متناول بطريقه غير جيده: يضيع الوقت و المال, يضاعف الاختلافات و الاحاسيس السيئه, ينتج عنه قرارات فقيره

قبل الاجتماع

هل الاجتماع حقا ضروريا, ماذا يجب ان يحقق. ضع الاهداف بوضوح كما هى محدده فى الاجنده. حدد من يجب ان يحضر (قليل جدا سيكون بعيدا عن الاحداث و كثيرا جدا سيكونوا مملون). حدد اليوم و الوقت للبدء و النهايه. حدود اجتماعات مشاركة المعلومات هى ساعتان على الاكثر. ضع الاجنده, الاسبقيه و الجدول الزمنى.

لوجستى

 احجز غرفه مناسبه, اطلب معدات و مؤن, جهز بعض المقبلات, نبه الكل باكرا على قدر الامكان, متضمنا اليوم, الوقت و المكان, قائمة الحضور, الاجنده و اى مستندات داعمه. اتصل بمن سيكون له مشاركه خاصه لنجاح الاجتماع. حاول ان تؤكد على ان اى فرد قد يتأثر بقرار ما ان يكون متواجدا او يوجد من ينوب عنه. جهز شخصا ليأخذ ملاحظات, حافظ على السجل. لا تعتمد على شريط تسجيل حيث يذهب كفقاعه.

خلال الاجتماع

صل فى وقت جيد, تأكد ان كل التجهيزات على مايرام (المقاعد, المعدات و المقبلات). حيى الناس عند وصولهم خصوصا هؤلاء الجدد على الاجتماع. ابدأ مباشرة و ابقى على التحكم بالوقت. تخلص من المقدمات, الثناء, الاعتذارات و الملحوظات.

قدم كل بند من الاجنده بينا مع جملة اهدافها, وجه المناقشه, شجع على المشاركه, لا تشجع على الاسهاب, ابقى على التركيز, حاول ان توازن النقاش على الاشياء المثيره للجدل, اركن الاشياء المحيطه لمناقشتها لاحقا او نقاش منفصل

كرجل الكرسى تفادى التعبير عن رأيك الشخصى حتى يقول كل من هو موجود رأيه, لخص عند فواصل مريحه و توصل الى اتفاق بالاجماع او الاغلبيه, اعطى قرارات و اختبر التعهد على القرار, سجل " بنود الفعل " ومن سيكون مسئولا و متى, اقرأ الوصفه مره اخرى للتأكيد.

عند الاغلاق

عند نهاية الاجتماع اغلق عند ملحوظه ايجابيه, اشكر كل فرد على مشاركته واغلق فى الميعاد, قم بتوزيع محضر الاجتماع باقصى سرعه ممكنه بعد الاجتماع حتى يتم عمل بنود الفعل باقصى سرعه.