|
تخطيط معلومات / اتصالات المشروع
هل حقيقة احتاج خطه لاتصالات / معلومات المشروع, ماذا سيكون شكلها؟
تخطيط
معلومات / اتصالات
باعتبار اهمية الاتصالات و تخزين المعلومات و استرجاعها انه لمن المفاجىء ان
عملية التخطيط هذه ليست بجليه للمشروع
الحقيقه هى:
الاتصالات هى طبيعه ثانيه لمهام حياتنا اليوميه حيث الكثير يتم القيام به
بالطريقه التى نفعلها دائما. فى عمل المشروع توجد مساحه للتطوير و قليل من
التخطيط هو الطريق للوصول اليه.
خطة معلومات / اتصالات
حتى اذا كانت الخطه رسميه ام غير رسميه
نحن نقترح ثلاث مكونات كما يلى:
1-
اتصالات "داخليه" بين شركاء المشروع (هؤلاء يرتبطوا بشكل مباشر بمهام
المشروع)
2-
اتصالات "خارجيه" بين شركاء المشروع (هؤلاء مع بعض الاهتمام فى المشروع)
3-
تخزين و استرجاع المعلومات متضمنا السماح بالدخول, الامن و السلامه
مثال لمحددات خطه
ربما يكون جدول المحتويات كالتالى مثلا:
1-
المقدمه و الغرض
2-
المستمعين
3-
الراسلين (من المسئولين)
4-
اتصالات (نوع المحتوى)
5-
التوقيت (التكراريه)
6-
القناه (الوسط)
7-
الاجابه (تأكيد)
8-
تخزين البيانات و استرجاعها
9-
اشياء اخرى (تفاصيل, ايضاحات)
ايضاحات مقطعيه
الاتى بعض الاقتراحات للمحتوى
1-
المقدمه و الغرض: تشرح سمات الاتصالات لمشروع, احتاجات شركاء المشروع من
المعلومات, تشرح لماذا الخطه مهمه (مثلا: سياسة الشركه, ادارة المحفظ, علاقات
عامه مسموعه) و ماذا يجب للخطه ان تصل (مثلا: التنسيق, التكامل, الموافقه
المتطوره)
2-
المستمعين: اكتب قائمه بالمستمعين المفاتيح و شركاء المشروع مستمده من محددة
مسئولية المشروع او من مسح شركاء المشروع و التحليل و مستويات الاسبقيه ذات
الصله.
عرف "نسخ لـ ...." حيث المستند الواحد يكتفى. فى حالة العامه ربما يكون الاتصال
منتشر او بالتحديد مركز. الارشيف يحتوى على متابعه, ضريبه و اغراض تقدير الوحده
3-
الراسلين: تعبر بالتحديد عمن هو مسئول عن كل نوع اتصالات مثلا التقارير الدوريه,
تقرير التكلفه, التوقعات, تغيير الطلبات او المعلومات العامه
4-
الاتصالات: تشرح نوع المحتوى مثلا واقعى, منبهات
المخاطر, حساس، مشروع محدد، تفاعلى(للاستخدام فى مشاريع اخرى) , مخزون على
المدى القصير او الطويل, الدروس المستفاده ....الخ. نسخه ورقيه او عرض حى, ورشة
عمل, وسط الكترونى و المهارات المتعلقه المطلوبه
5-
التوقيت: ماهى المعلومات الموزعه متى(مجهزه وموزعه ببرنامج مواعيد محدده مثل
التقارير الدوريه أو مرتبطه بنشاطات المشروع لتنبه هؤلاء الذين يصدموا بالاعمال
الفجائيه)
6-
القناه: تشرح الوسط الذى ستنتقل خلاله الرساله او تخزن مثلا نسخه ورقيه: شكل
قياسى, جوابات دوريه, انظمة الملفات او الارشيف أو الكترونى: تليفون, بريد
الكترونى, ملف, تطوير موقع انترنت, وحدة تخزين أو اوراش عمل, عروض عامه, منازل
مفتوحه
7-
الاجابه: الوسائل لتأكيد ان الرساله استلمت مثلا: تأكيد روتينى كجزء من الخطوات
أو الوسائل للناس لاثارة مواضيع و اسئله مثلا منتديات العامه, اوراش العمل
8-
تخزين البيانات و استرجاعها: اين ستخزن البيانات و فى اى شكل, نسخ ورقيه ام
الكترونيه. هل سيوجد ملخص / عملية تحويل لاغراض التخزين. كيفية تكرار عملية
تخزين البيانات. كيف للبيانات المسترجعه ان توزع. من سيكون المسئول
9-
اشياء اخرى: تقدم تفاصيل اضافيه او توضيحيه بخصوص المشروع
|
ادارة معلومات /
اتصالات
