تخطيط اجتماعات مشروع

هل هناك انواع مختلفه من الاجتماعات و كيف اخطط لهم؟

انواع مختلفه من اجتماعات المشروع

كمدير مشروع سوف تؤجل عدة اجتماعات او تحضرهم

كشرط هيكلى: يوجد فقط نوعان من اجتماعات المشروع ( مشاركة معلومات و حل مشكلات )

ما هو اجتماع المشروع: تبادل معلومات بين شخصين او اكثر  موثقه بأجنده مسبقه و هذا الشىء المسمى بمحضر الاجتماع. هذه الصفحه تعنى بمشاركة المعلومات

مشاركة المعلومات

تحتوى اجتماعات مشاركة المعلومات على

·       عروض الاداره

·       عروض العميل

·       اجتماع بدء المشروع و

·       ورش العمل المشابهه

·       تدوير الفريق

·       بمن سيفعل ماذا

·       المعلومه الجديده

·       وماذا ستفعل حيالها

·       التقرير الحالى و التقدمى

·       و الاتفاق على الخطوات القادمه

·       فعل الطوارىء

المحتوى

فى كل اجتماعات مشاركة المعلومات يتم اخذ, اعطاء او مبادلة المعلومات برؤيه للوصول الى قرار جماعى. ربما يوجد اغراض ثانويه فلتجد اعضاء جدد ليعرفوا بعضهم البعض انشىء خطوط اتصالات, نمى علاقات عمل, شجع بناء فريق عمل

تحضير للاجتماع

اختبر مقياس انتاجيتك: هل الاجتماع هو الطريق الوحيد للوصول الى تبادل هذه المعلومات مع اعتبار تكلفة وقت كل فرد مشارك. تقديم تقرير حاله بحت خلال اجتماع ليس بمؤثر على التكلفه. ماذا سيحدث اذا لم تقم الاجتماع على الاطلاق؟

هل سيكون لك مستويات مختلفه من الاجتماعات لتوفير وقت فريق العمل؟ هل لديك هدف واضح من الاجتماع؟ ماهى المعلومات المحتاج ان تكون معلومه؟ هل انت مقتنع ان الاجتماع سيكون منتجا؟ وليس مجرد حلقة نقاش اخرى.

تحضير شخصى: هل جهزت نفسك بالحقائق و الاجابات للاسئله المحتمله؟ كيف ستعرض بياناتك؟ اذا كنت ستستخدم وسائل مساعده هل هى جاهزه؟ هل حجرة الاحتماع مناسبه؟ كيف ستعرف و تشجع هؤلاء الذين ابلوا بلاءا حسنا؟ كيف ستتعامل مع الانتقادات أو الانشقاقات؟

من يحضر الاجتماع: من يحضر الاجتماع ويكون له تأثير مباشر على المخرجات؟ هل حددت من يجب ان يحضر؟ اذا كان الحضور اختياريا من يجب ان يعرف بأمر الاجتماع؟ لهؤلاء الحاضرين هل تم التنبيه عليهم بوقت كاف؟ هل اتخذت خطوات مناسبه لضمان ان من طاب منه الحضور سيحضر؟

محتوى الاجتماع: هل حضرت اجنده مدعمه بتوقيتات؟ هل وزعتها مقدما؟ حتى يتمكن الاخرون من التجهيز ومعرفة من سيعطى تقارير او عروض. هل تم تحضير مواد الدعم؟ وتم توزيعها بعنايه قدما ليقراها وفمه ناس؟ لهؤلاء الذين يقدمون تقارير التقدم هل يعلمون ان يجعلوها قصيره و حاده؟ هل سيكونوا محرجين من الحاضرين الاخرين خصوصا الاداره العليا.

اجنده قياسيه مقترحه: حدد الغرض من الاجتماع. عرف اى مشاكل معلومه التى من الممكن حلها خلال الاجتماع. اجمع و اشرح الوقائع المتاحه. وافق على طريقه للحلول. ابحث عن حلول بديله متضمنا اختبار البدائل مع الطريقه و الوصول الى الحل المختار.

تصميم الاجتماع: هل سيكون هناك مساحه للنقاش و الاراء المضاده؟ اذا تفاصيل امر ما اصبحت معقده هل انت مستعد لتكوين فريق مساعد لحلها؟ هل يوجد مواد سريه سيتم التعرض لها؟ اذا وجدت كيف سيتم التعامل معها؟ هل تم توفير وقت كاف للاسئله؟ هل اعتبرت ان ليس كل شىء سيرى النور؟ بسبب موانع الاتصالات مثل: الخجل الشخصى, الحياء, الغيره, التنافس او الخزى اذا وجدت كيف ستتغلب على هذه الموانع؟

تسجيل الاجتماع: هل لديك فكره واضحه عما تريده من الاجتماع؟ كيف لنتائج الاجتماع ان تسجل؟ من سيكون مسئولا عن ذلك؟ و من سيكون فى قائمة التوزيع ليتسلم نسخه من المحضر؟ كيف للمحضر ان يوزع؟ و متى؟